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会议组织与公务接待工作规范

发布者: [发表时间]:2024-03-15 [来源]: [浏览次数]:

会议组织与公务接待

一、重要会议组织

(一)概述

各党委(党总支)、部门组织(主办、承办、协办)的重要会议需履行报告程序;需邀请学校党委领导出席会议的由所在各党委(党总支)、部门提交申请,党委办公室统一安排;并请提供会议有关背景材料、会议议程,初拟讲话稿。

大型会议环节众多,涉及方方面面,不可能也不必要将所有可能的情况都做好预案。这就要求工作人员在会议过程中必须全神贯注,不能有丝毫懈怠心理,密切关注场上需求和情况变化,迅速作出反应,解决问题。

对上主席台的领导同志能否出席会议,在开会之前务必逐一落实。如临时有变,应及时调整桌签;防止主席台出现桌签差错或领导空缺,谨防错别字出现。

(二)流程

重要会议组织工作一般分为会前筹备、会中服务、会后总结三个阶段,细化量化为20个节点,将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。

1.会前筹备

(1)拟订会议方案

会议方案是组织安排会议的总纲,是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括:会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制订会议方案要坚持“复杂程序简明表述、简单问题慎重对待”的原则,增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调会,对各项任务进行分解。

(2)起草、下发会议通知

会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要形式,是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括:会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会人员、报名要求、有关事项等。下发会议通知时要把握好两点:一是及时,使参会人员有充裕时间做好准备;二是准确,防止重发、错发、漏发。

(3)落实与会人员

按照会议通知要求的时间,对与会人员逐一落实并做好登记,必要的进行电话核查、督促,统计汇总后列出请假人员名单,并及时向有关领导报告。

(4)协调出席领导

根据会议性质拟请领导出席的,应报请党委办公室主任同意后,逐一通知。内容包括:会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送,确保及时送到相关领导手中。会前半小时可再对出席领导进行一次手机短信提醒。

(5)预订会议室

会议时间确定之后,要立即与会议场所联系沟通,预订会议室,并安排做好先期准备工作。

(6)编印会议须知

与会者通过会议通知得到召开会议的信息,但会议的有关安排、要求,需通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知,须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括:日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、会务组电话、作息时间、注意事项等。

(7)制作会议证件

有些会议需要制作会议证件,包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题,从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。

(8)布置主席台

主席台是会场的重点和中心部位,是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。

(9)检查音响和灯光

根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置,并严格落实“三检查”:布置会场时检查、会前半小时检查、会前十分钟检查。某些法定会议播放《国歌》《国际歌》,要提前进行演练并做好备份,确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏,如有损坏,应提前进行更换,有投影演示时需及时调节灯光。

(10)编制座区图,摆放桌签

根据统计整理后的与会人员名单,合理安排与会人员的会场座次。座区图和桌签要反复进行核对,防止遗漏、重复,防止出现错别字。

(11)组织调度会议用车

大型会议活动,要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。同时做好交通疏导,大型会议由于到会车辆较多,要安排保卫处等相关部门在会场附近进行交通疏导,必要时进行校内交通管制。

(12)安排新闻报道

需要新闻报道的会议,要提前联系学校宣传部及有关新闻媒体,并做好媒体接待工作。

(13)电力保障

会前与后勤等部门沟通联系,安排保电任务,同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专人值班,以便应对突发情况。

2.会中服务

(14)组织会议报到是与会人员身份再确认的过程,是与会人员领取证件、文件材料、办理参会手续的必要环节。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。

(15)与音响师对接

准备一套会议材料,包括会议的主持词给音响师一份,以方便其把握议程安排与音响的调配。

(16)会议值班

会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息,协调处理会议期间各项工作和突发事件,落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班,及时沟通情况,确保联络畅通。值班人员要时时将会议的实际进展情况与会议议程进行对比,掌握会议进程。

(17)会场服务

提醒工作人员定时供应茶水,巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况,发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时,要采取灵活的方式处理,最大限度地减少对会议的影响。

(18)维护会场秩序

会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时,在会议室门口安排专人值班,防止无关人员进入会场,禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为,予以提醒和制止,要注意做到言辞温和有礼,态度严肃认真,行动不瘟不火。

3.会后总结

(19)送站清场

会议结束后,根据客人的行程安排及时调度车辆,组织送站,特别是重要客人要做好一对一服务。

(20)总结归档

会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来,按顺序装订成册。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则,对需回收的会议材料要逐份清查回收。

分析总结会务工作中的经验和教训,注意收集参会人员对会务工作的意见,虚心采纳、整改提高。

二、公务接待管理

(一)概述

接待工作,是指对来校出席会议、考察调研、学习交流、检查指导等公务活动领导或专家的接待和服务。

接待工作是加强学校对外交流的重要途径,是展示学校发展成果和亮点的重要窗口,是党委办公室必不可少的重要日常事务工作。它有利于学校改善外部环境,扩大对外影响,获取各种信息,是一种无形的公关工作。随着学校的各项事业的迅速发展,办学水平提升,社会影响扩大,学校与中央部委、省市政府的联系日益密切,与社会各界(地方政府、企事业单位、兄弟院校)的合作与交流日益频繁,做好接待工作对争取各级领导的重视、关心和支持非常重要。

做好接待工作一般应掌握以下七原则:

1.热情周到

文明礼貌、热情周到是接待工作的首要原则。接待工作繁琐复杂,环环相扣,细节体现水平,细节决定形象。任何接待都要做到热情有礼,细致周到。

2.对口对等

根据来访目的和要求,安排相应的学校领导、部门(单位)负责人参加接待。上级领导或社会高层来访,一般由学校党委书记或校长接待,分管校领导和相关职能部门、学院负责人陪同。兄弟院校的领导来访,一般由学校对口领导接待。

3.讲求实效

制定接待计划做到张驰有度,接待内容安排尽量紧凑,如无特殊情况,应按照原定计划完成接待任务,既不要随意删减原定的项目,也不浪费自己的时间,更要注意节约学校领导的时间。

4.俭省节约

要厉行节约、精打细算、勤俭务实,不搞形式主义,不摆阔气、讲排场,反对各种形式的铺张浪费。要量力而行,既要考虑经费使用的必要性,也要考虑经费使用的可行性,合理使用接待经费,必要的不能省,能节约的不铺张。

5.灵活应变

接待工作往往复杂多变,不可能也不需要将所有可能的情况都制定成预备方案,这就要求接待人员在应对变化时能及时作出准确的判断和合理的安排。在领导遇到尴尬场合时,接待人员要及时作出反应,维护领导形象。

6.保密原则

在迎来送往的过程中,接待人员要注意自己言谈举止的分寸,必要的时候还要礼貌回绝对方的提问,既要做到热情友好、文明礼貌,又要严守纪律、机密,接待外宾时,更不能泄露任何国家机密。

7.确保安全

接待活动,安全第一。接待过程中的安全包括饮食安全、住地安全、交通安全等,尤其是在接待高级领导和外宾时要高度重视安全问题,必要时与公安部门取得联系,请求协助。

(二)流程

1.确认接待任务

在接到来访单位的传真或来电后,应该了解清楚来宾此行的目的、意图和要求,准确记录联系人及联系方式,并第一时间通过加签运转或口头的形式向党委办公室主任报告,由主任签批或口头向学校领导汇报,根据学校领导意见进行接待安排,及时向对方反馈信息,沟通接待事宜:若学校领导有冲突或不方便接待,则应该委婉加以回绝或请其调整时间。

2.拟制接待方案

接待方案是安排来宾行程、协调领导活动、组织工作分工的重要依据,是决定接待工作成败的重要内容。接待方案要考虑周全、设计合理,一般应明确活动日程、来访领导一行和学校陪同人员名单,宴请会见活动安排及考察线路,接待工作分工等具体事宜。如直接就餐,与就餐宾馆联系确定就餐事宜,不再拟制接待方案。

3.明确分工职责,做好接待准备

在基本拟定接待方案后,应具体分配接待工作的各项准备事宜,确定各个接待环节的负责人、联系人。其中有三个步骤:

(1)召开协调会。一般兄弟高校领导和厅局领导来校围绕某一问题专题调研,只需要通知相关单位按惯例做准备即可。而对于党和国家领导人、省部级领导等来校调研等重要接待活动,需要开会研究,集思广益,明确分工,共同配合做好工作。

(2)要确定接待工作每个环节、每项工作的负责人和联系人,确保接待过程中信息畅通。保证会场、宾馆、车辆、宴请、参观路线、设备、汇报材料、环境卫生、参会对象等各个环节有专人负责。

(3)需要学校领导出面接待的,要提前呈送有关背景材料和接待方案供学校领导审阅。如有必要,及时向上级机关汇报(省委省政府、市委市政府、相关厅局),请相关领导出席。

4.督查落实接待准备情况

在客人到达前,接待工作总负责人应及时通过电话或现场检查落实宾馆房间、餐厅、会场和参观点的安排布置情况,收集更新信息,便于及时发现问题加以纠正。

5.执行接待工作

根据不同情况,大致包括以下几个内容:

(1)接站引导工作,包括组织车辆和提醒领导到位两个步骤。一般应该根据客人到达时间提前20分钟左右到达接站地点,这样一是防止路上堵车,宁可车等人,不要客人等车;二是提前到车站可以熟悉一下周边环境,寻找一个较近的停车位或占一个醒目的位置打接站牌。一般兄弟院校领导来访由党委办公室主任安排相关人员带队接站和安排酒店下榻;上级部门领导或其他重要人物来访,一般应由党委办公室主任带队接站(特别重要时,由学校领导带队接站),学校领导在酒店门口(校门口)迎接。

(2)安排领导下榻,包括安排领导入住和便宴两个内容。客人一行到达后最好是让领导直接入住,随后请随行人员帮助其办理相关入住和报到手续,避免在大堂久等。便宴时一般根据需要(如到达时间)安排一名学校领导陪同。

(3)座谈交流,包括会场布置、会议材料准备、提醒领导和有关部门按时参加会议、摄影摄像录音等。

(4)宴请。包括陪同领导邀请、菜品安排、席卡摆设等。菜品应该突出本地特色,兼顾领导口味。宴请排位注意两个原则:一是右高左低,二是交替摆位。

(5)陪同参观考察。座谈会前后可视情况安排半个小时左右的校园参观,增进客人对学校的感性认识。由于客人参观时间短,因此对参观点的联系和解说,都要提前安排落实。

(6)送行。接待工作要做到有始有终,不能前热后凉。客人离开学校时,一般情况下党委办公室主任应带队在客人下榻处欢送。上车时要提醒客人检查是否有物品遗漏,并送到机场或车站入口。途中可以征询客人对本次接待的意见。

(7)小结。接待工作结束后,接待人员应及时向领导报告任务完成情况,总结成绩,分析不足,收集整理接待过程中的文字、音像资料及来宾生活习惯等材料归档留存,便于日后查阅,报销经费并撰写新闻报道稿件。

6.接待登记

在接待后,就接待时间、地点、来访单位、缘由、人数、陪同人员等进行登记备案。

7.定期反馈

定期向党委办公室主任反馈办公室接待工作,以便于其了解掌握工作。

三、公务接待礼仪

(一)迎宾礼仪

(1)迎候。当需要到机场(车站)迎接时,一定要提前20分钟左右到场,迎候客人抵达。

(2)相见。客人到达后,应主动上前问候并作自我介绍和引见。上车时,应先请来宾上车,并核准人数和携带的物品,待来宾坐稳后再开车,在车上可进行一些简单的交谈,增进相互之间的感情。

(二)引导礼仪

(1)陪同客人行路,通常应请客人位于自己的右侧,以示尊敬:如果自己担任主陪任务,应并排走在客人的左侧;如果自己属于随同人员,应走在客人和主陪人员的后面或两侧偏后一点。转弯或上楼梯时,应走在客人的左前方数步的位置,用手示意方向,同时礼貌的说:“请这边走”。

(2)乘电梯时,如有专人在电梯上服务,应请客人先进,到达时也请客人先出。如电梯无人服务,应自己先进去,再请客人进,到达时请客人先出。

(3)如果引导客人去的地方距离较远,走的时间较长,不要闷头各走各的路,而应讲一些比较得体的话,活跃一下气氛。

(4)当把客人引导到下榻的房间或驻地时,要对客人说:“这里就是”,然后敲一下门等房间有回声再推开门。这里应当注意,如房门向里开时,要自己先进去,按住门,然后请客人进来;如房门往外开时,应拉开并按住门,请客人先进去。

(三)引见礼仪

(1)具体介绍时,要有礼貌的用手示意,切忌用手指指点点,应简要说明被介绍人所在单位、职务及姓氏,如“这位就是××学校×××书记”。

(2)介绍时,一般先把身份比较低、年纪比较轻的介绍给身份较高、年纪较大的同志;把男同志先介绍给女同志;把客人介绍给主人。

(四)握手礼仪

(1)同性之间的握手应当有力,以示热情友好;反之,如果有气无力或轻轻的碰一下,就会使对方产生冷淡、疏远的感觉。

(2)异性间的握手无需用力,只需要轻轻的握一下即可。

(3)同领导同志或身份较高的人握手,要根据当时的情况而论,如果客人有意同你握手,就应当主动把手伸过去;如果无意同你握手,则不要勉强。

(五)问候礼仪

(1)一般的问候,用于彼此不大熟悉或初次见面的人之间,可以说“你好”“一路辛苦了”之类的话。

(2)特殊性的问候,用于彼此已相识、关系比较密切的人之间的问候。一般情况下,询问一下对方的工作、身体情况就可以了;如果关系比较密切,也可以询问一下对方的家庭情况。

(3)问候时的称呼。对男性的称呼,领导同志则直接称呼姓加职务,一般同志就称呼姓或名,对较熟悉的同志,叫名更亲切些。对女同志的称呼要讲究,尤其是在外事活动中,对国外女性的称呼分夫人、太太、小姐、女士四种。值得注意的是对没搞清对方是否已婚时,千万不能称太太,一般称女士或小姐为好。

(六)名片交换礼仪

(l)交换名片的时机和顺序。交换名片通常是在自我介绍或经人介绍后进行,顺序一般是“先主后客,先高后低”;当与多人交换名片时,应依照职位高低的顺序,或是由近及远,依次进行,切勿跳跃式的进行,以免对方误认为是厚此薄彼。

(2)接受名片的礼节。接受他人名片时,应毕恭毕敬,马上说一声“谢谢”。如果可能的话,认真默读一遍对方名片上所载的内容,不懂之处当即向对方请教。对客人名片上所列的单位和职务,可以有意识地读出声音来,以示仰慕。

(3)递送名片的礼节。接受别人的名片后,应随即将自己的名片递过去。在递送自己的名片时,用双手捏住名片上的两个角,名片上的字体正面朝向对方,让对方能够直接读出来,这是应向对方说“请多关照”等,以示客气。

(七)会见和座次安排礼仪

接待人员引导客人按时到达会见场所,主人应在会客厅门口或大楼正门迎候,如果主人不到大楼正门迎接,应由工作人员在大门处迎接客人,将客人引入会客厅。

安排座次时,应以主要负责人为中心。然后按职务一左一右排列(按照我国传统以中心人的左方为上,若在看台下,即为右方)。领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导的右手位置;领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导的左手位置,3号领导依然在1号领导的右手位置。

与兄弟单位领导或外宾座谈时,若无会议桌(如沙发形式),一般客人应坐于主人右手,其他客人依顺序在主客一侧就座,主方陪见在主人一侧依次就座;与上级领导座谈时,主方领导则应坐于上级领导右手,双方人员依次在主客一侧就座。如会见为座谈形式,一般用长方形桌子,宾主相对而坐,以入门方向为准,主人位于左侧,客人位于右侧。以正门为准,主人占背门一侧,客人面向正门。

当会场设有主席台时,对上主席台的领导届时能否出席会议,在开会前务必逐一落实。领导到会场后,要安排在休息室稍候,再逐一核实,并告知上台后所座方位。如主席台人数很多,还应准备座位图。如有临时变化,应及时调整座次、桌签,防止主席台上出现桌签错误或领导空缺。还要注意认真制作桌签,谨防错别字出现。

几个机关的领导同时上主席台时,通常按机关排列次序排列。可灵活掌握,不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志,也可适当往前排,而对一些较年轻的领导同志,可适当往后排。另外,对邀请的上级领导或兄弟单位的来宾,其实际职务略低于主人一方领导的,可安排在主席台适当位置就座。这样,既体现出对客人的尊重,又使主客都感到较为得体。